Behandling av personopplysninger i Bryn Eiendom
Som bruker av nettsiden, leverandør, samarbeidspartner eller leietager vil vi behandle dine
personopplysninger. På denne siden vil du finne informasjon om hva som samles inn,
hvordan/hvorfor det blir behandlet og det rettslige grunnlag for behandlingen.
Bryn Eiendom AS v/daglig leder er behandlingsansvarlig for behandlingen som beskrives nedenfor.
For spørsmål om behandling av personopplysninger kontakt oss på: firmapost@bryneiendom.no
Hvordan vi behandler personopplysninger i våre aktiviteter:
Vi samler inn personopplysninger avhengig av hvem du er, og hvilke henvendelser du har med oss.
Sende ut informasjon/besvare henvendelser
Vi samler inn og behandler informasjon for å kunne sende ut informasjon til og besvare henvendelser
fra våre eksisterende/potensielle leietagere. For denne typen kommunikasjon benyttes i hovedsak
epost. Navn, telefonnummer, epost-adresser og eventuelle andre personopplysninger som følger av
henvendelsen vil bli behandlet.
Vi benytter oss av FAMAC som avvikssystem. Her lagres kontaktinformasjon til avviksmelder i leieforholdene.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å sende ut informasjon og besvare henvendelser (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f ). Vi kan i noen tilfeller ha en
rettslig forpliktelse til å sende ut informasjon, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav c.
Vi sender også ut nyhetsbrev til personer som har meldt seg på dette ved samtykke.
Vi behandler personopplysninger inntil vi regner med at saken/oppfølgingen er avsluttet, og beholder den dersom vi ønsker å kunne vise til gangen i en sak. Når vi anser det som helt ferdig sletter vi opplysninger.
Adgangskontroll
Vi behandler personopplysninger i forbindelse med adgangskontroll i byggene.
Ansatte m.m. hos leietagere kan bli registrert i systemet for å få tilgang til bygget.. Informasjonen
som kan bli lagret er:
- Navn på leietager/firma org.nummer
- Epost til ansatte
- Navn på ansatt
- Logg over bruk av adgangskortet
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår og våre leietageres berettigede interesse
(personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Adgangskontrollen er nødvendig av
sikkerhetsmessige årsaker. Både for å sørge for at uvedkommende ikke får adgang til lokalene, samt
kunne se hvem som har passert adgangskontrollen ved hendelser, for eksempel brann. Vi har også en
rettslig forpliktelse i å sikre tilganger til lokaler hvor personopplysninger behandles, jf. GDRP art. 6 nr.
1 bokstav f, jf. art. 32.
Loggføring og sletting av denne følger dagens vanlige praksis (per 27.10.22- sletting etter 3
måneder). Loggene kan i noen tilfeller beholdes lenger dersom det er behov for det. Informasjon
deles kun med politiet, leietagere eller vekterselskap dersom det er grunn til dette.
Merk at noen leietagere i tillegg har egne adgangskontroller. For slike adgangskontroller er det som
hovedregel leietageren selv som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene og som
kontrollerer denne.
Kundeadministrasjon
Vi behandler personopplysninger i vårt CRM- system (kundehåndteringsprogram). Her har vi lagret navn på leietager/leverandør og samarbeidspartnere (org-nummer), kontaktperson med tittel, epost og telefonnummer. CRM-systemet benytter vi til å ha oversikt over leietagere, samt hente ut informasjon. Vi har vurdert det slik at det er viktig for å ha et slik system for å kunne holde en tett
kontakt med våre leietagere og andre samarbeidspartnere, administrere kundeforholdene, og for å kunne sende ut viktig informasjon.
Vi har for eksempel lagret kontraktsansvarlig, brannvernansvarlig og kontakt for generelle henvendelser/informasjon.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Interessene som forfølges er listet opp i avsnittet over.
Vi lagrer informasjon så lenge vi anser det som nødvendig for å administrere kundeforholdet (også i en periode etter avsluttet samarbeid dersom vi anser dette som nyttig) opprettholde en god kontakt og samarbeid med vår kunder.
Kameraovervåkning
Vi behandler personopplysninger i forbindelse med kameraovervåkning. Kameraovervåkning benyttes blant annet på flere av våre byggs hoveddører av sikkerhetsmessige årsaker. Det er tydelig skiltet at overvåking skjer. Opplysninger gis kun til politiet dersom det er nødvendig. Lagring av informasjon slettes til enhver tid innenfor gjeldene lover. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår og våre leietageres berettigede interesse i å sørge for kameraovervåkning for å hindre hærverk, skade og gi økt sikkerhet, samt kunne se hvem som har oppholdt seg i området ved hendelser (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Vi har også en rettslig forpliktelse til å sikre fysiske lokaler hvor personopplysninger behandles, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c, jf. art. 32.
Kameraopptak vil som hovedregel bli lagret i sju dager. Ved hendelser hvor det er behov for å lagre opptakene lenger, vil vi beholde opptakene så lenge det er nødvendig eller relevant lovverk tillater. Merk at noen leietagere i tillegg har egen kameraovervåkning. For slik kameraovervåkning er det som hovedregel leietageren selv som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene og som
kontrollerer denne.
Sosiale medier
Vi benytter i dag LinkedIn og Instagram. Her legger vi i hovedsak ikke ut bilder av mennesker, men
kan legge ut bilder fra for eksempel arrangementer.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å vise frem Bryn Eiendom og
våre aktiviteter (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f). Vi gjør alltid en avveining av om
bilder egner seg for publisering.
Nettside og cookies
Vi behandler personopplysninger ved bruk av vår nettside.
I forbindelse med drift av våre hjemmesider behandler vi din IP-adresse og informasjonskapsler. Se
utfyllende informasjon om vår bruk av informasjonskapsler i egen cookieerklæring. Det rettslige
grunnlaget for behandlingen av IP-adresser er vår berettigede interesse i å ha en velfungerende
hjemmeside (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f).
Bruk av cookies
Det er knyttet informasjonskapsler til våre nettsider. Se utfyllende informasjon om dette i egen
cookieerklæring.
Utlevering og bruk av databehandlere
Vi utleverer ikke personopplysninger vi har samlet inn til andre dersom det ikke er grunnlag for dette,
se nærmere beskrivelser over.
Vi benytter databehandlere for behandlingene over, f.eks. leverandører av IT-systemer,
adgangskontroll og liknende. Vi inngår da databehandleravtaler med disse leverandører. Noen av
disse databehandlere eller underdatabehandlerne er etablert i land utenfor EØS, f.eks. USA, og har i
noen tilfeller tilgang til disse dataene fra land utenfor EØS, f.eks. i forbindelse med support.
Overføringsgrunnlaget er som hovedregel EU's standard personvernbestemmelser (Standard
Contractual Clauses).
Dine rettigheter
Dersom vi behandler personopplysninger om deg har du flere rettigheter. Vi har skrevet en
oppsummering av de viktigste punktene nedenfor. Se https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-
plikter/den-registrertes-rettigheter/ for mer informasjon om dine rettigheter.
Du kan benytte deg av dine rettigheter ved å kontakte oss på firmapost@bryneiendom.no.
I tillegg kan du når som helst klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-
oss/klage-til-datatilsynet/ hvis du ikke er fornøyd med vår behandling av personopplysninger.
Du har for det første rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av dine personopplysninger. Retten
til innsyn innebærer at du blant annet kan spørre oss hvilke personopplysninger vi har lagret om deg,
hvor personopplysningene er hentet fra og hvorfor de behandles. Vi kan ikke gi innsyn der
informasjon kan gå utover andres rettigheter og friheter.
Hvis du mener at de personopplysningene vi behandler om deg er uriktige, eller at de gir et uriktig
bilde slik de er fremstilt, kan du be oss rette dem eller supplere opplysningene, så godt som teknisk
mulig.
I visse situasjoner kan du be oss om å slette personopplysningene dine. I noen tilfeller kan vi
imidlertid ha tungtveiende berettigede grunner, rettslig forpliktelse eller annet grunnlag for likevel
behandle personopplysningene.
I tillegg har du i noen tilfeller rett til å protestere mot behandlingen av grunner knyttet til din særlige
situasjon. Du kan også be om begrensning av behandlingen f.eks. dersom du bestrider lovligheten av
behandlingen eller har protestert mot behandlingen. Retten til begrensning innebærer at vi i en
tidsbestemt periode lagrer personopplysningene dine, men at de ikke behandles nærmere uten ditt
samtykke, mens kravet ditt vurderes.